Le aziende/organizzazioni di tutte le dimensioni utilizzano il tempo e il sistema di presenze per registrare, quando i dipendenti iniziano e interrompo il lavoro e il reparto in cui viene eseguito il lavoro. Tuttavia, è anche importante tenere traccia dei pasti e delle pause dei tempi presi dal dipendente. E per registrare il numero di articoli prodotti. L'organizzazione vuole anche tenere traccia dei problemi di presenza dei dipendenti, ad esempio chi chiama in malattia e chi arriva in ritardo.
Un sistema di tempo e presenze offre molti vantaggi all'organizzazione / azienda. Consente a un'organizzazione di avere il pieno controllo di tutti gli orari di lavoro dei dipendenti. Aiuta anche a controllare i costi della manodopera riducendo i pagamenti in più, che sono spesso causati da errori manuali. Vengono eliminati anche i processi manuali e il minor personale necessario per mantenerli.
Le aziende con un numero elevato di dipendenti hanno bisogno di un adeguato sistema di gestione del tempo e delle presenze per tenere traccia della presenza dei dipendenti. Un sistema di tempo e presenze protegge un'azienda dalle frodi sui salari e ha fornito sia al datore di lavoro che ai dipendenti fiducia nell'accuratezza.
Oggi, molti software di tempo e partecipazione sono disponibili tramite software basato sul cloud come servizio
(SaaS) soluzioni ospitate. Le soluzioni basate sul Web offrono una serie di vantaggi alle organizzazioni di tutte le dimensioni, tra cui il calcolo, la riduzione dei costi di implementazione, la riduzione dei problemi di manutenzione e supporto.
I sistemi manuali si basano su persone altamente qualificate, ma per il sistema di tempo e presenze non esiste tale requisito. Qualsiasi dipendente con conoscenze informatiche può farlo facilmente.
Il sistema automatizzato di tempo e presenze può utilizzare tag elettronici, biometrici e touch screen al posto delle schede cartacee che i dipendenti toccano o strisciano per identificarsi e registrare il loro orario di lavoro mentre entrano. Queste informazioni vengono quindi trasferire al computer tramite un dispositivo di memoria portatile. Quindi il computer memorizza e avvia i calcoli, per generare il tempo e la scheda di presenza adeguati dei dipendenti.